各个单位的人事部门很重要,会存放大量的人事资料,分门别类之后,要按照次序存放好,人事档案盒是不可缺少的。
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。
作为一种必不可少的办公用品,档案盒在日常办公中依然有着很大的用处。 档案盒主要是用于文件归档,使用档案盒可以方便存取,易于文件存放。档案盒作用主要是收集企业、学校等等机构本身的信息资料,可以包括计划、中间过程的草稿、成果、以及各种评价、相关的资料等。
档案盒一般规格大小为31*22cm(封面)但是由于档案盒的脊背不同,一般档案盒的脊背从2cm到6cm不等,(特殊规格的也可订做)单位名称以及LOGO都需要特殊设计和制作。档案局文件中是这样说的,常规厚度有2、3、4cm也可以根据自己单位的实际情况,来增加厚度。
一是应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒,尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体,站立放置时不至于使文件弯曲受损。有时某个类目的几份文件不够装满一个档案盒,应选用厚度较薄的档案盒或横置式的档案盒。
二是档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。因此,并不要求同一事由的归档文件必须在同一档案盒内,只须按照排列的先后顺序依次装盒;一盒装满后,顺次装入下一盒即可。